Vedtægter for den selvejende institution ”Snejbjerg Hallen”

Download vedtægter, Snejberg Hallen som pdf
Indholdsfortegnelse

§ 1 Institutionens navn og hjemsted

§ 2 Formål

§ 3 Anlægskapital

§ 4 Stifterne

§ 5 Lånoptagelse

§ 6 Organisation

§ 7 Repræsentantskabet, sammensætning

§ 8 Udpegning af repræsentantskabsmedlemmer, foreninger og kommunen

§ 9 Valg af 8 repræsentantskabsmedlemmer blandt bidragydere og indbyggere

§ 10 Repræsentantskabsmøde – afholdelse og indkaldelse

§ 11 Dagsorden for repræsentantskabsmøder

§ 12 Bestyrelsen – antal medlemmer og valg

§ 13 Bestyrelsens konstituering, afholdelse af bestyrelsesmøder samt opgaver

§ 14 Regnskab

§ 15 Revisorer

§ 16 Oplysningspligt i forhold til Herning Kommune

§ 17 Vedtægtsændringer

§ 18 Ophør

 

Vedtægter for den selvejende institution ”Snejbjerg Hallen”

§ 1 Institutionens navn og hjemsted

Snejbjerg Hallen er en selvejende institution med hjemsted i Herning Kommune.

§ 2 Formål

Institutionens formål er at varetage driften og udbygningen af idrætshallerne og tilhørende faciliteter i Snejbjerg, herunder lade hallerne virke som samlingssted for lokalområdet og herved støtte såvel idræt som det kulturelle liv ved at stille faciliteterne til rådighed til samvær, træning, konkurrencer, stævner, møder, udstillinger, teater, koncerter og lignende formål.

§ 3 Anlægskapital

Den nødvendige anlægskapital søges tilvejebragt ved indsamlinger og bidrag fra områdets indbyggere og foreninger, aktiviteter, ved frivillig arbejdskraft, ved belåning af ejendommen, samt ved kommunale tilskud og lån mod garantier. Der kan søges bidrag fra fonde mv.

§ 4 Stifterne

Den selvejende institution er oprettet af følgende foreninger:

  1. Studsgård Idrætsforening
  2. Studsgård Gymnastikforening
  3. Haunstrup Idrætsforening
  4. Snejbjerg Skytte-, Gymnastik- og Idrætsforening

Opretterne af institutionen har ingen rettigheder i forhold til institutionens formue eller eventuelle overskud.
Institutionen hæfter alene for institutionens gældsforpligtelser og eventuelle underskud.

§ 5 Lånoptagelse

Institutionens optagelse af lån, må kun ske med Herning Kommunes godkendelse. Jf. i øvrigt § 13 stk. 9 om køb, afhændelse og pantsætning af fast ejendom.

§ 6 Organisation

Institutionens anliggender varetages af et repræsentantskab, der er institutionens højeste myndighed og en bestyrelse, som er ansvarlig for den daglige drift, jf. § 13.

§ 7 Repræsentantskabet, sammensætning

Stk. 1 Repræsentantskabet består af 19 medlemmer:

    • 2 medlemmer udpeges af Haunstrup Idrætsforening,
    • 8 medlemmer udpeges af Snejbjerg SG&I,
    • 1 medlem udpeges af Herning Kommune og
    • 8 medlemmer vælges af Bidragsyderne samt indbyggere i Snejbjerg Skoles eller Engbjerg Skoles skoledistrikters område, jf. § 9.

Stk. 2 Antallet af repræsentantskabsmedlemmer kan udvides ved, at andre foreninger indenfor den tidligere Snejbjerg Kommune end de i § 4 nævnte foreninger opnår ret til valg af medlemmer. En forudsætning for at en forening indenfor førnævnte område kan opnå ret til valg af repræsentantskabsmedlemmer er dels at foreningen har et medlemstal på mindst 25 og at den yder et indskud på mindst 1.000 kr. pr. medlem til institutionen og at mindst 2/3 af repræsentantskabets medlemmer stemmer herfor.

Stk. 3 Sammensluttes en eller flere foreninger af de udpegningsberettige foreninger, har den derved dannede nye forening ret til at udpege det antal medlemmer, som de ophævede foreninger i forening havde ret til at udpege.

§ 8 Udpegning repræsentantskabsmedlemmer, foreninger og kommunen

Stk. 1 Udpegning af repræsentantskabsmedlemmer meddeles repræsentantskabets formand hvert år inden udgangen af januar måned og har virkning fra førstkommende ordinære repræsentantskabsmøde.

Modtager repræsentantskabets formand ikke meddelelse fra udpegningsberettigede foreninger inden udgangen af januar måned, anses de hidtil udpegede repræsentantskabsmedlemmer for genudpegede for det følgende år. Udpegning af repræsentant for Herning Kommune sker i forbindelse med konstituering af nyt byråd hvert fjerde år.

Stk. 2 Hvis et repræsentantskabsmedlem dør, fraflytter lokalområdet eller af lignende årsager er forhindret i at udføre hvervet, kan et andet medlem/suppleant straks udpeges af den gruppe, som det fratrædende medlem repræsenterer.

Stk. 3 Repræsentantskabets formand skal straks have underretning om valget. Hvis en forening undlader at udpege medlemmer til repræsentantskabet eller i øvrigt i væsentlig grad misligholder sine forpligtelser, kan repræsentantskabet fratage den pågældende forening retten til at vælge medlemmer til repræsentantskabet.

Vedtagelsen er kun gyldig, hvis mindst 2/3 af repræsentantskabsmedlemmerne stemmer for.

Stk. 4 Et hvert repræsentantskabsmedlem skal være myndig og have rådighed over sit eget bo. Såfremt et repræsentantskabsmedlem efter eget ønske udtræder af hallens bestyrelse, skal denne udtræde af repræsentantskabet ved førstkommende repræsentantskabsmøde.

§ 9 Valg af 8 repræsentantskabsmedlemmer for bidragydere og indbyggere

Stk. 1 Repræsentantskabets formand skal hvert år senest 15. januar med mindst 14 dages varsel ved offentligt annoncering i lokal avis samt på relevant hjemmeside indkalde til valgmøde blandt bidragsydere og indbyggere jævnfør § 7, stk.1.

Repræsentantskabets formand leder mødet eller udpeger en mødeleder blandt de fremmødte.

Stk. 2 Valgret har og valgbar er enhver myndig person, der er bosiddende i Snejbjerg Skoles eller Engbjerg Skoles skoledistrikter.

Stk. 3 Valgbestemmelser

Bidragsyder er en person:

a. som har et gyldigt tegningsbevis med pålydende på mindst kr. 50, hvis det er

erhvervet før 14. Maj 1984 eller

b. som har et gyldigt tegningsbevis med pålydende på mindst kr. 300, hvis det er

erhvervet efter 14. Maj 1984 men før 1. januar 2012 eller

c. som har et gyldigt tegningsbevis på mindst kr. 1.000.

En bidragsyder har fortrinsret til valg til repræsentantskabet i forhold til en indbygger,

der ikke er bidragsyder.

Hvis et repræsentantskabsmedlem fraflytter Snejbjerg Skoles eller Engbjerg Skoles skoledistrikt, skal pågældende udtræde senest ved førstkommende ordinære repræsentantskabsmøde.

Den normale valgperiode fastsættes til 3 år. For suppleanter er valgperioden 1 år.

Genvalg kan finde sted.

Der vælges 2-3 repræsentanter hvert år samt 1 eller 2 suppleanter.

Såfremt et medlem udtræder af repræsentantskabet inden normalt udløb af

valgperioden, indtræder en suppleant, indtil nyvalg kan finde sted på førstkommende

ordinære møde.

Stk. 4 Valgprocedure

a. Der kan afgives mundtlige forslag til kandidater, dog skal der afgives skriftligt

forslag til kandidater, såfremt blot en af de tilstedeværende ønsker det.

Medlemmer og suppleanter vælges hver for sig.

b. Såfremt der ikke er flere kandidater foreslået end, der skal vælges, kan valget

foregå mundtligt.

c. Ved skriftlig afstemning, må en stemmeseddel for at være gyldig højest indeholde

ligeså mange kandidater, som skal vælges.

d. De kandidater, som opnår flest stemmer er valgt.

Stk. 5 Der kan kun afgives én stemme af hver bidragsyder og/eller indbygger.

Tegningsbeviset kan overdrages til ægtefælle eller børn. Herudover kan

tegningsbeviset kun overdrages med bestyrelsens godkendelse. Der kan ikke

stemmes ved fuldmagt.

Stk. 6 Mødeleder meddeler skriftligt formanden for repræsentantskabet valgets resultat. Det

skal af meddelelsen fremgå, om de valgte er bidragydere.

Meddelelsen indgår som materiale til repræsentantskabets protokol.

Stk. 7 De valgte repræsentanter tiltræder hvervet ved førstkommende

repræsentantskabsmøde efter valget.

§ 10 Repræsentantskabsmøde – afholdelse af møder

Stk. 1 Ordinært repræsentantskabsmøde afholdes hvert år i marts måned.

Stk. 2 Ekstraordinære repræsentantskabsmøder afholdes efter formandens eller bestyrelsen

bestemmelse. Ekstraordinært repræsentantskabsmøde skal afholdes, såfremt mindst

¼ af repræsentantskabets medlemmer fremsætter skriftlig anmodning herom til

formanden, og angiver dagsorden for mødet. Modtager formanden sådan anmodning,

skal han senest 14 dage efter modtagelsen indkalde til repræsentantskabsmøde.

Stk. 3 Indkaldelse til repræsentantskabsmøde sker ved brev eller e-mail direkte til

repræsentantskabets medlemmer. Indkaldelse skal ske med mindst 14 dages varsel

med angivelse af dagsorden og tid og sted for mødets afholdelse.

Stk. 4 Formanden for repræsentantskabet indkalder til repræsentantskabsmøde. I

formandens fravær kan næstformanden indkalde til møde. Endvidere kan ¼ af

repræsentantskabets medlemmer i forening indkalde til repræsentantskabsmøde, hvis

formanden eller næstformanden undlader at indkalde til de møder, som efter

vedtægterne skal afholdes.

Stk. 5 På repræsentantskabsmødet kan beslutninger kun tages om de forslag, der har været

optaget i dagsordenen og ændringsforslag hertil. Beslutningerne træffes ved simpelt

stemmeflertal, med mindre andet er fastsat i nærværende vedtægter. Hvert medlem af

repræsentantskabet har 1 stemme.

Stk. 6 Valgprocedure

a. Der kan afgives mundtlige forslag til kandidater, dog skal der afgives skriftligt

forslag til kandidater såfremt blot en af de tilstedeværende ønsker det.

Medlemmer og suppleanter vælges hver for sig.

b. Såfremt der ikke er flere kandidater foreslået end, der skal vælges, kan valget

foregå mundtligt.

c. Ved skriftlig afstemning, må en stemmeseddel for at være gyldig højest indeholde

ligeså mange kandidater, som skal vælges.

d. Der kan stemmes ifølge skriftlig fuldmagt til andet medlem af repræsentantskabet,

men intet repræsentantskabsmedlem kan modtage mere en to fuldmagter.

e. De kandidater, som opnår flest stemmer er valgt.

Stk. 7 Afgående repræsentantskabsmedlemmer inviteres til deltagelse i det møde, hvori de

afgår, men har ikke stemmeret ved mødet. Herudover inviteres hallens revisorer.

§ 11 Dagsorden for repræsentantskabsmøder

Stk. 1 Dagsordenen er følgende:

1. Valg af dirigent og referent/ protokolfører.

2. Bestyrelsesformandens beretning om institutionens drift i det forløbne år.

3. Fremlæggelse af Årsrapport til godkendelse.

4. Fremlæggelse af budget for de kommende år til godkendelse.

5. Valg af formand og næstformand for repræsentantskabet.

6. Valg af bestyrelsesmedlemmer. jf. § 12

7. Valg af 1 suppleant til bestyrelsen. jf. § 12

8. Valg af revisor. jf. § 15

9. Indsendte forslag

10. Eventuelt.

Stk. 2 Forslag, der ønskes behandlet på det ordinære repræsentantskabsmøde i marts måned, skal indgives til formanden senest den 15. februar.

Ekstraordinære repræsentantskabsmøder kan kun behandle sager, der ifølge indkaldelsen er sat på dagsordenen.

Stk. 3 Over det på repræsentantskabsmøderne passerede føres en beslutningsprotokol.

Referater fra repræsentantskabsmøderne tilsendes repræsentantskabets medlemmer senest 14 dage efter repræsentantskabs mødets afholdelse. Dette kan ske ved brev, fremsendelse af e-mail eller ved adgang til elektronisk arkiv. Forhandlingsprotokollen skal til enhver tid være gyldigt bevis for, hvad der er foregået og besluttet på mødet.

§ 12 Bestyrelsen

Stk. 1 Bestyrelsen består af 5 medlemmer, som vælges af repræsentantskabet blandt dets medlemmer.

Stk. 2 Ethvert medlem af repræsentantskabet er forpligtiget til at modtage valg til bestyrelsen.

Stk. 3 Bestyrelsen vælges for 2 år ad gangen på det ordinære repræsentantskabsmøde i marts måned, idet der i ulige år afgår 2 og i lige år 3 medlemmer. Genvalg kan finde sted.

Stk. 4 Udtræder et bestyrelsesmedlem af repræsentantskabet, afgår pågældende fra bestyrelsen senest ved førstkommende ordinære repræsentantskabsmøde.

Stk. 5 Afgår et bestyrelsesmedlem i valgperioden i øvrigt, indtræder den valgte suppleant for samme periode, som det afgående medlem var valgt for.

§ 13 Bestyrelsens konstituering, afholdelse af bestyrelsesmøder samt opgaver

Stk. 1 Bestyrelsen konstituerer sig selv ved valg af formand, næstformand, kasserer og sekretær.

Stk. 2 Bestyrelsen afholder møder, så ofte formanden eller mindst 3 medlemmer af bestyrelsen anser det for påkrævet. Såfremt repræsentantskabets formand ikke er medlem af bestyrelsen, har han ret til at deltage i bestyrelsens møder, men uden stemmeret.

Stk. 3 Bestyrelsens beslutninger afgøres ved simpelt flertal. I tilfælde af stemmelighed er formandens eller i dennes fravær næstformandens stemme afgørende.

Stk. 4 Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst 4 af dens medlemmer er til stede.

Stk. 5 Der føres en beslutningsprotokol over det på bestyrelsesmøderne passerede.

Stk. 6 Bestyrelsen har den daglige ledelse af institutionen, herunder ansvar for indgåelse af kontrakter vedr. hallens drift samt ansættelse og afskedigelse personale, der ansættes af institutionen.

Stk. 7 Bestyrelsen fastsætter lejen for lokalerne samt påser, at institutionen drives i overensstemmelse med formålsparagraffen.

Stk. 8 Bestyrelsen skal tilstræbe at opnå et driftsresultat, der skaber mulighed for passende afdrag på gæld og for afskrivninger og henlæggelser, men derudover bør bestyrelsen ikke tilsigte overskud.

Stk. 9 Køb, afhændelse eller pantsætning af fast ejendom kan kun ske med tilslutning fra den samlede bestyrelse samt tilslutning fra mindst 2/3 af repræsentantskabets medlemmer.

§ 14 Regnskab

Stk. 1 Institutionens regnskabsår går fra 1. januar til 31. december.

Stk. 2 Bestyrelsen udfærdiger en årsrapport, der giver en klar og overskuelig redegørelse for institutionens indtægter og udgifter i årets løb, samt institutionens aktiver og passiver ved regnskabsårets udgang.

Stk. 3 Årsrapporten skal påtegnes af revisorerne og bestyrelsen.

Årsrapporten indleveres senest den 15. februar efter regnskabsårets afslutning den  31. december til revisorerne, som senest 28. februar afleverer den til bestyrelsen i revideret stand.

Stk. 4 Bestyrelsen påser, at institutionen tilhørende pengeeffekter indsættes på indlånskonti i pengeinstitut eller værdipapirer i institutionens navn.

§ 15 Revisorer

Stk. 1 På repræsentantskabsmøde vælges 2 revisorer, hvoraf kun den ene må være medlem af repræsentantskabet. De valgte revisorers valgperiode er 2 år, og de afgår skiftevis.

Stk. 2 Revisorerne kan til enhver tid fordre alle institutionens regnskabsbøger og bilag forelagt og kan kræve alle oplysninger, som er nødvendige til dokumentation af Årsrapporten.

Foruden gennemgang af Årsrapporten skal revisorerne løbende foretage revision af regnskabsføringen og i forbindelse hermed foretage afstemning af kasse- og bankbeholdning.

Revisorerne skal føre en revisionsprotokol, og de indfører her beretning om den foretagne revision og de bemærkninger, som den har givet anledning til. Samtlige bestyrelsesmedlemmer skal underskrive på de enkelte protokollater som bevis for, at de har gjort sig bekendt med indholdet.

Senest 14 dage efter det ordinære repræsentantskabsmøde i marts måned, skal et eksemplar af Årsrapporten og fremtidige budgetter, forsynet med revisorernes påtegning og bestyrelsens underskrift afleveres til Herning Kommune.

Stk. 3 Byrådet kan, hvis det findes påkrævet, udpege en revisor til at foretage fornyet revision af institutionens regnskabsføring og Årsrapporter. Den af byrådet valgte revisor, der aflønnes af kommunen, har samme adgang til at fordre regnskabsbøger og bilag forelagt og oplysninger som de af institutionen valgte revisorer.

§ 16 Oplysningspligt i forhold til Herning Kommune

Herning Byråd er berettiget til at afkræve institutionen oplysning om ethvert forhold til belysning af, om institutionen og ejendommene drives på forsvarlig måde og i overensstemmelse med formålet.

Sammensætningen og ændringer af repræsentantskab og bestyrelse, skal indberettes til byrådet.

§ 17 Vedtægtsændringer

Vedtægterne kan kun ændres, såfremt repræsentantskabet på to på hinanden følgende møder, der afholdes med mindst 14 dages mellemrum, har vedtaget vedtægtsændringerne med mindst 2/3 majoritet af repræsentantskabsmedlemmerne, som møder på det første repræsentantskabsmøde og flertallet af de mødte ved det efterfølgende repræsentantskabsmøde.

§ 18 Ophør

Ved likvidation af institutionen skal først betales al gæld, og derefter skal kommunen have tilbagebetalt, hvad den har ydet, dog uden beregning af renter. Hvad derefter er til rest, anvendes til fremme af institutionens formål i tidligere Snejbjerg Kommune.

Likvidationen foretages af 3 likvidatorer, hvoraf indenrigsministeren, Herning Byråd og institutionens repræsentantskab hver udpeger en.

Således vedtaget på repræsentantskabsmøder d.10 september og d. 28. september 2013.